شرح وظایف مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی
اجرای سیاستهای اطلاع رسانی دولت، همکاری با رسانه های جمعی جهت انعکاس مناسب عملکردهای بخشهای مختلف، پاسخگویی به ابهام ها، تهیه و اجرای طرحهای تبلیغاتی سازمان، اجرای مناسب مراسم ها و مناسبت ها، ایجاد حسن رابطه بین کارکنان ومسئولان دستگاه مربوط، نظارت بر انتشارات ونشریات دستگاه، مدیریت پایگاه های اطلاع رسانی و افکارسنجی عمومی ودستگاهی از جمله اهم فعالیت های روابط عمومی سازمانهای دولتی است که در ماده 2 آیین نامه نحوه فعالیت، وظایف و اختیارات روابط عمومی دسنگاههای اجرایی مصوب 23/2/1386 هیأت وزیران به آنها اشاره شده است .
مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری در قالب 2 معاونت و 5 اداره با شرح وظایف ذیل در حوزه های ارتباطات، اطلاع رسانی، امور فرهنگی، تبلیغات و انتشارات و آموزش و معرفی ایفای نقش می نماید.
1. معاونت ارتباطات و اطلاع رسانی
1.1- اداره رسانه
واحد ارتباط با خبرگزاری ها و مطبوعات:
1- تنظیم، اطلاع رسانی و برگزاری نشست ها و کنفرانس های خبری سازمان
2- تهیه، تنظیم و صدور اطلاعیه، بیانیه، جوابیه و مواضع رسمی سازمان
3- پاسخگویی به سوالات و مراجعات خبرنگاران و اصحاب رسانه و ارائه اطلاعات مورد نیاز با لحاظ نمودن سطح و طبقه بندی اخبار و اطلاعات سازمان
4- تهیه فیلم، عکس و گزارش خبری از مراسم ها و برنامه های سازمان
5- پوشش خبری و رسانه ای نشست ها، دیدارها و نمایشگاه ها، جشنواره ها و رویدادهای داخلی و خارجی سازمان
6- بررسی مستمر اخبار و رویدادهای سازمان در خبرهای روزانه مطبوعات، خبرگزاری ها و فضای مجازی
7- ارسال اخبار سازمان برای رسانه ها براساس آیین نامه مدون
8- شناسایی و بررسی وضعیت خبرگزاری ها و مطبوعات به لحاظ تاثیرگذاری، تیراژ و میزان مخاطب
9- بررسی درخواست های مصاحبه با رییس و معاونان سازمان و اولویت بندی آن ها
10- دریافت محورها و سوالات اصلی مصاحبه ها و تنظیم پاسخهای پیشنهادی
11- هماهنگی های لازم به منظور حضور رییس و معاونان سازمان در خبرگزاری ها و مطبوعات
12- کنترل اخبار منتشره سازمان در رسانه ها
13- تهیه بانک اطلاعاتی خبرنگاران، خبرگزاری ها و مطبوعات
14- انجام هماهنگی های لازم برای انجام سفرهای رسانه ای خبرنگاران به استان های کشور
15- رصد روزانه اخبار سازمان و تهیه بولتن خبری روزانه
واحد ارتباط با صدا و سیما:
1- رصد اخبار سازمان در شبکه های رادیویی و تلویزیونی
2- بررسی ظرفیت های خبری و تولیدی صدا و سیمای جمهوری اسلامی برای حضور سازمان در رسانه ملی
3- دریافت محورها و سوالات و هماهنگی حضور رییس سازمان و معاونان در برنامه های مختلف صدا و سیما
4- تهیه فیلم برنامه های حضور سازمان در صدا و سیما و تحویل به واحد سمعی و بصری برای آرشیو
5- بررسی درخواست های مصاحبه با شبکه های مختلف صدا و سیما
6- تشکیل کار گروه های مشترک برای احصاء ظرفیت ها و برنامه ریزی به منظور ارتقاء همکاری سازمان با معاونت های صدا، سیما، برون مرزی، سیاسی و ... رسانه ملی
واحد ارتباط با رسانه های خارجی:
1- بررسی تقاضاهای رسانه های خارجی و رسیدگی به مکاتبات اداره کل رسانه های خارجی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی
2- هماهنگی با وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و در موارد لزوم اداره کل حراست سازمان به منظور بررسی وضعیت رسانه های متقاضی گفتگو با مقامات سازمان و یا تهیه گزارش از اماکن وابسته
3- هماهنگی و رسیدگی به تقاضاهای رسانه های بین المللی برای گفتگو با رییس و مقامات مسئول سازمان
4- تهیه فیلم و مستندات خبرهای سازمان در رسانه های خارجی و تحویل به واحد آرشیو
5- رصد خبرگزاری ها و روزنامه های بین المللی و تهیه بولتن های دوره ای
6- برنامه ریزی برای تاثیر گذاری در فضای رسانه های خارجی به منظور معرفی جاذبه های گردشگری، میراث فرهنگی و صنایع دستی کشور
واحد روابط عمومی الکترونیک ودرگاه سازمان
1- تشکیل دبیرخانه شورای درگاه سازمان، برگزاری جلسات و پیگیری مصوبات
2- تدوین دستورالعمل به روزرسانی درگاه الکترونیکی سازمان و نظارت بر فرایند به روزرسانی
3- تشکیل کار گروه محتوایی درگاه الکترونیکی سازمان با مشارکت نمایندگان معاونت های ستادی و واحدهای تابعه سازمان
4- بهره گیری از آخرین دستاوردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات در انتقال اخبار و ارائه خدمات از طریق درگاه الکترونیکی سازمان
5- رسیدگی به پیام های مردمی واصله از طریق پست الکترونیکی درگاه الکترونیکی سازمان
6- به روزرسانی بانک شماره های تلفن همراه و پست الکترونیکی مخاطبان سازمان به صورت گروه بندی شده و ارسال مستمر پیام ها و سرخط اخبار از طریق پیامک و نامه های الکترونیکی
واحد آموزش و پژوهش
1- دیده بانی اقدامات روابط عمومی در ستاد و استان ها و تطبیق و ارزیابی آن بر مبنای سند سیاست خبری سازمان
2- تهیه گزارش های تحلیلی ادواری (ماهانه- فصلی- سالانه) از وضعیت سازمان در میان افکار عمومی برای ارایه به مدیران ارشد سازمان
3- تحلیل و بررسی اخبار رسانه ها پیرامون رویکردها، فعالیت ها و برنامه های سازمان به صورت هفتگی و تهیه گزارش برای رییس سازمان
4- سنجش افکار عمومی درون و بیرون سازمان به منظور بازیابی مسایل و ارایه راهکار به مدیران سازمان
5- برگزاری کارگاه های آموزشی برای فعالان رسانه ای حوزه های مرتبط با وظایف سازمان با هدف ارتقای سطح دانش روزنامه نگاران
6- برگزاری دوره های آموزشی و تهیه بولتن های کاربردی برای ارتقای دانش دست اندرکاران روابط عمومی سازمان در سراسر کشور
2-1- اداره روابط عمومی:
واحد مناسبت ها و مراسم:
1- برنامه ریزی و برگزاری مراسم ها و برنامه های مناسبتی، مذهبی و ملی در داخل و خارج سازمان
2- برنامه ریزی، تمهید مقدمات و اعمال ملاحظات فرهنگی، تبلیغاتی و تشریفاتی در برنامه های رییس سازمان
3- انجام کلیه هماهنگی ها با واحدهای مرنبط به منظور برگزاری برنامه ها
4- مکاتبه با نهادها و دستگاه ها به منظور اخذ تسهیلات و امکانات
5- نظارت بر نصب بنر ، پوستر و آگهی ها و ... و تبلیغات محیطی مراسم
6- هماهنگی با قاری، مجری و گروه های هنری برای حضور در برنامه ها
7- هماهنگی برای تامین هدایا، اقلام و ... در برنامه ها
واحد سمعی و بصری:
1- ثبت و ضبط کلیه مراسم ها و برنامه های سازمان (صوتی و تصویری)
2- پیاده سازی،تایپ، نمونه خوانی و ویرایش کلیه سخنرانی های ریاست سازمان
3- بهره برداری فعال از نمایشگر تلویزیونی سازمان
4- مدیریت سالن اجتماعات سازمان مرکزی
5- آرشیو برنامه ها و مراسم های سازمان به صورت موضوعی و طبقه بندی شده
6- سفارش تولید تیزرها، نماهنگ ها و وله های تصویری برای مراسم های مرتبط
7- مستندسازی چند رسانه ای رویدادهای سازمان و برنامه ریزی برای تولیدات مرتبط
واحد تبلیغات و خدمات هنری:
1- ارائه خدمات تبلیغاتی به معاونت های سازمان و واحدهای تابعه مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی براساس دستورالعمل تبلیغات
2- انجام کلیه خدمات گرافیکی شامل طراحی پوستر، بنر و سایر اقلام تبلیغاتی و همچنین صفحه آرایی منشورات مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی
3- طراحی اقلام تبلیغاتی مصرفی از قبیل هدایا، اوراق اداری، تابلوهای اعلانات، تابلوهای راهنما و ...
واحد امور استان ها و مراکز وابسته
1- نظارت بر عملکرد روابط عمومی ادارات کل استان ها و مراکز وابسته به سازمان براساس شرح وظایف و دستورالعمل های ابلاغی
2- اخذ گزارش های ادواری از عملکرد استان ها و واحدهای تابعه، ارزیابی فعالیت ها وارائه گزارش
3- برنامه ریزی به منظور برگزاری گردهمایی های فصلی مسئولین روابط عمومی استان ها
4- برگزاری جلسات هفتگی مسئولین روابط عمومی مراکز وابسته و پیگیری مصوبات
5- تهیه و تنظیم گزارش ها و تمهید مقدمات سفرهای ریاست سازمان به استان ها
6- ارزیابی عملکرد استان ها و مرکز وابسته و انتخاب روابط عمومی برتر
واحد ارتباطات مردمی:
1- برنامه ریزی برای برگزاری نشست های حضوری و مجازی رسیدگی به مسائل مردم با حضور رییس و معاونین سازمان
2- بهره برداری از سامانه ارتباطات مردمی و رسیدگی 24 ساعته به تماس ها و مکاتبات مردم
3- اخذ پیشنهادات، انتقادات و تقدیرنامه های مردم و انعکاس به واحدهای مرتبط
4- ارجاع شکایات به دفتر بازرسی، رسیدگی به شکایات وکنترل عملکرد و سایر حوزه های مرتبط
5- استقرار میز خدمت و رسیدگی به مراجعات حضوری مردم
6- ارایه گزارش مستمر ادواری ارزیابی از نقاط ضعف و قوت، نارساییها، کمبودها و مشکلات به رییس و معاونین سازمان
2. معاونت امور فرهنگی
2.1 اداره برنامه ریزی فرهنگی
واحد تولیدات فرهنگی:
1- برنامه ریزی و حمایت از تولید محصولات فرهنگی متنوع برای معرفی میراث فرهنگی کشور، صنایع دستی و جاذبه های گردشگری ایران
2- نظارت بر اجرای دستورالعمل تولیدات فرهنگی سازمان ( ارزیابی کارشناسی تقاضاهای تصویربرداری از بناهای فرهنگی، محوطه های تاریخی و ... و صدور مجوزهای لازم )
3- برنامه ریزی برای برگزاری جشنواره ها، فستیوال ها و مسابقات عکس، فیلم و ... در حوزه های تخصصی سازمان
4- برنامه ریزی برای برگزاری نشست ها و مجامع فرهنگی به منظور معرفی موارد مرتبط با حوزه های تخصصی سازمان
5- برنامه ریزی برای ارائه آموزش های عمومی به منظور صیانت از میراث فرهنگی کشور
واحد انتشارات:
1- گردآوری، تامین، حفظ و نگهداری منابع اطلاعات فرهنگی، کتب و نشریات تولیدی
2- سفارش ، تالیف و ترجمه، گردآوری، تهیه، تدوین، چاپ و نشر آثار مکتوب حوزه میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری ایران و کشورهایی مرتبط با حوزه فرهنگی ایران در زمینه های گوناگون
3- تلاش برای ترویج فرهنگ گردشگری و حفاظت و صیانت از آثار فرهنگی و ترویج مصرف صنایع دستی در میان اقشار گوناگون جامعه از طریق نشر
4- پرداختن به پیشینه هنر مکتوب ایران از طریق اجرای طرح های کلان نشر (انتشارآثار نفیس) با بهره گیری از آثار نفیس گنجینه های موزه های کشور
5- افزایش بهره وری بخش خصوصی با شناسایی توانمندی های شاغلین حوزه نشر از طریق نشر آثار مکتوب
6- برگزاری نشست های فرهنگی در حوزه نشر مرتبط با اهداف و وظایف سازمان
7- تشکیل دبیرخانه، انتخاب ناشرین برگزیده بخش خصوصی، مولفان و مترجمان (در حوزه فعالیت های سازمان) و اعطای جایزه ملی
8- ایجاد فروشگاه ویژه ارائه و فروش انتشارات و محصولات فرهنگی سازمان در تهران و مراکز استان ها
9- ایجاد و به روزرسانی صفحه ویژه انتشارات در پرتال سازمان
واحد ارتباطات فرهنگی:
1- راهبری دبیرخانه شورای برنامه ریزی امور کودک و نوجوان، تشکیل جلسات و پیگیری مصوبات
2- راهبری دبیرخانه کمیسیون همکاری های مشترک سازمان و وزارت آموزش و پرورش و پیگیری مصوبات
3- پیگیری وظایف و تعهدات سازمان در ستادها و مجامع فرهنگی
4- برنامه ریزی برای ارتقاء همکاری سازمان با سایر نهادهای فرهنگی کشور
2.2 - اداره نظارت بر نمایشگاه ها وجشنواره ها
1- تشکیل کار گروه هماهنگی نمایشگاه ها و جشنواره های سازمان، راه اندازی دبیرخانه و پیگیری مصوبات
2- تدوین تقویم نمایشگاهی سازمان
3- تدوین دستورالعمل اجرایی و استانداردهای برگزاری نمایشگاه ها و جشنواره ها در سطح سازمان
4- تدوین ضوابط و شرایط واگذاری موضوعات نمایشگاهی به بخش خصوصی
5- ارزیابی، نیازسنجی و ارتقای مهارت های کارکنان در برپایی نمایشگاه ها و برگزاری جشنواره ها
6- ارزیابی طرح های ارائه شده برای صدور مجوز برپایی نمایشگاه
7- گردآوری اطلاعات، راه اندازی و به روزرسانی صفحه اختصاصی امور نمایشگاه ها در پرتال سازمان
8- سازماندهی و هماهنگ کردن فعالیتهای فرهنگی نمایشگاهی
9- برنامه ریزی، تمهید مقدمات و اجرای نمایشگاه ها و هفته های فرهنگی در داخل و خارج از کشور
10- سیاست گذاری برای مشارکت و حمایت از برپایی نمایشگاه های میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری توسط سازمان های مردم نهاد و بخش خصوصی
11- تشکیل ستاد ویژه برای برگزاری نمایشگاه ها و جشنواره های ملی سازمان
12- تشکیل دبیرخانه ستادهای بزرگداشت هفته میراث فرهنگی، هفته صنایع دستی، هفته گردشگری، جشن جهانی نوروز، هفته دولت و سایر مناسبتهای ملی مرتبط با سازمان